Važna pitanja i odgovori za intervju za administrativnog pomoćnika

Important Administrative Assistant Interview Questions 152708

Ovdje su pitanja i odgovori za razgovor s administrativnim pomoćnikom. Administrativni pomoćnici potrebni su tvrtkama u različitim sektorima za podršku njihovim timovima i vođenje ureda. Znanje što možete očekivati ​​tijekom intervjua za administrativnog pomoćnika pomoći će vam da pripremite svoje odgovore i istaknuti ćete se kao kvalitetan kandidat.

Što radi administrativni pomoćnik?

Administrativni pomoćnici pomažu drugim zaposlenicima organiziranjem datoteka, sastavljanjem poruka, raspoređivanjem sastanaka i pomaganjem im. Administrativni pomoćnici koriste računala za izradu proračunskih tablica, sastavljanje e-pošte, održavanje baza podataka i pripremu prezentacija, izvješća i publikacija.

Također mogu pregovarati s dobavljačima, kupovati zalihe, upravljati skladištima ili korporativnim knjižnicama te dobivati ​​informacije iz različitih izvora.

devetnica za mršavljenje

• Administrativna pomoćnica javlja se na telefon dok gleda u svoje računalo.
• Odgovornosti na poslu razlikuju se ovisno o iskustvu, nazivu posla i stručnosti. Dužnosti administrativnog pomoćnika mogu uključivati ​​sljedeće:
• Organizirajte zapise i poruke koristeći papirnate i računalne sustave datoteka.
• Dolazna pošta i e-pošta se usmjeravaju i distribuiraju.
• Odgovarajte na standardna pisma i e-poštu.
• Odgovorite na dolazne poruke i priložite datoteke.
• Kako biste zajamčili točnost, provjerite pravopis i interpunkciju.
• Osiguravanje rada faks strojeva, videokonferencija, telefonskih sustava i druge uredske opreme.
• Proračunske tablice, obrada teksta, administracija baze podataka i druge aplikacije mogu se raditi na računalima.
• Ispunite obrasce u skladu s politikom tvrtke.

Pristup STAR intervjua je metoda odgovaranja na pitanja u intervjuu.

Situacija, zadatak, akcija i rezultat (STAR). Pristup STAR intervjua je način na koji se pitanja o biheviorističkom intervjuu rješavaju sažeto i jasno, uz primjere iz stvarnog života koji potkrepljuju vaš odgovor. Kada odgovarate na pitanje na intervjuu ovom strategijom, morate jasno opisati konkretnu okolnost s kojom ste se susreli, a koja je relevantna za pitanje ispitivača, opisati svoju uključenost u događaj, objasniti aktivnosti koje ste poduzeli da prevladate problem i opisati krajnji rezultat. Ova strategija vam omogućuje da na pitanje odgovorite određenim primjerom.

Povezano: Ono što vas čini jedinstvenim

Pitanja za intervju za administrativne pomoćnike

Evo nekih stvari koje bi vas mogli pitati tijekom razgovora za posao administrativnog pomoćnika:

• Što je, po Vašem mišljenju, dužnost administrativnog pomoćnika u uredu?
• Koji su vam najdraži aspekti rada kao administrativni pomoćnik?
• Koji uredski softver i opremu znate koristiti?
• Kao administrativni pomoćnik, opišite projekt na kojem ste voljeli raditi.
• Koji su, po Vašem mišljenju, najvažniji talenti za administrativnog asistenta i zašto?
• Opišite vrijeme kada je bila potrebna diskrecija u vašem radu kao administrativnog pomoćnika i kako ste se nosili s tim okolnostima.
• Što biste učinili da vam je dodijeljen zadatak, ali ne dobijete sve potrebne upute?
• Kakav stil vođenja preferirate?
• Što mislite koji je najteži aspekt posla administrativnog pomoćnika?
• Ispričajte mi trenutak kada ste morali upravljati velikom grupom ljudi. Jeste li uspjeli?
• Možete li mi objasniti kako upravljate zakazivanjem sastanaka među više nadređenih?
• Recite mi kada ste morali riješiti i dovršiti izazovan projekt.
• Kako izgleda tipičan dan administrativnih stručnjaka?
• Koja je vaša tehnika za održavanje rasporeda?
• Možete li pomoći menadžerima u izradi planova profesionalnog razvoja?

1. Što mislite, koju funkciju u uredu ima administrativni pomoćnik?

Poslodavci koriste ovo pitanje kako bi vidjeli koliko znate o poziciji administrativnog pomoćnika na radnom mjestu i kako biste pristupili svojim radnim obvezama. Ovo pitanje može pomoći poslodavcu da shvati kako sebe vidite u hijerarhiji radnog mjesta ako se vidite kao timski igrač i cijenite odgovornosti administrativnog pomoćnika . Kada odgovarate na ovo pitanje, pokušajte se usredotočiti na najtipičnije odgovornosti administrativnog pomoćnika i zašto je to mjesto ključno za ured.

Primjer

'Vjerujem da je administrativni pomoćnik važan element tima.' Pomažu pojedincima kojima pružaju podršku isporučujući kritične informacije prema potrebi i osiguravajući da sve ide u redu uz praćenje dnevnih aktivnosti kao što su arhiviranje, organiziranje i upravljanje rasporedima.'

2. Koji su vam najdraži aspekti rada kao administrativni pomoćnik?

Ljudi koji vole ono što rade na poslu često su produktivniji i učinkovitiji. Ovo pitanje omogućuje ispitivaču da sazna više o tome što cijenite u svom poslu administrativnog pomoćnika i koliko uživate u svom poslu. Kada odgovarate na ovo pitanje, razmislite o jednoj ili dvije stvari koje najviše volite o tome što ste administrativni pomoćnik i potkrijepite svoj odgovor opisom nedavnog iskustva obavljanja onoga u čemu najviše uživate.

Primjer

'Ono što mi se najviše sviđa u poslu administrativnog pomoćnika je to što mogu pratiti sve što se događa u uredu i biti ključna osoba koja osigurava da sve dobro funkcionira.' Na prijašnjem radnom mjestu recepcionera, primjerice, uvijek sam volio pomagati kolegama u planiranju važnih događaja i sastanaka.'

3. Kojim softverom i uredskom opremom znate rukovati?

Vaš odgovor na ovo pitanje je ključan jer informira poslodavca o softveru i uredskoj opremi koju ste prije koristili i daje mu povjerenje da ćete moći odmah pristupiti svojim radnim obavezama uz minimalnu obuku. Identificirajte računalne softverske aplikacije i uredsku opremu koju ste koristili u prošlosti i opišite svoj stupanj udobnosti s njima dok odgovarate na ovo pitanje.

Primjer

Na primjer, 'stručni sam korisnik paketa proizvoda Microsoft Office'. Ne samo da sam pohađao informatički sat u školi koji se koncentrirao na ove alate, već sam na svom prijašnjem položaju svakodnevno koristio Word i Evernote, a tjedno Excel i PowerPoint. Također se dobro snalazim s raznovrsnom uredskom opremom, poput računala, skenera, pisača, faksa, strojeva za žigosanje pošte i telefona s više linija.'

4. Opišite projekt kao administrativni asistent na kojem ste uživali raditi.

Još jedno pitanje koje bi anketar mogao postaviti kako bi saznao u čemu najviše uživate u radu kao administrativni pomoćnik je ovo. Ovo pitanje im također pomaže razumjeti kako koristite svoje sposobnosti da pomognete u inicijativama na radnom mjestu. Budući da počinje s 'Opišite trenutak...', poželjno je primijeniti metodu STAR da biste mu pristupili. Na taj ćete način moći točno odrediti određeni projekt na kojem ste radili, svoju poziciju u njemu, aktivnosti koje ste radili, ishod projekta i što vam se u njemu najviše sviđa.

Primjer

'Dok sam bio zaposlen kao administrativni pomoćnik za odvjetničku praksu srednje veličine, radio sam na projektu izrade dnevnog rasporeda koji je bio usklađen kada je tim razgovarao s klijentima putem e-pošte.

Objasnio sam osoblju da bi trebali provjeravati i odgovarati na e-poštu najmanje dva puta dnevno, na početku i na kraju svoje smjene. Cijenio sam to jer sam mogao pridonijeti rješavanju problema. I onu kakvu su iskusili i naš tim i naši klijenti.'

5. Koji su talenti po Vašem mišljenju najbitniji za rad administrativnog asistenta i zašto?

Koristite pristup STAR da razgovarate o tome kako ste koristili kritične sposobnosti administrativnog pomoćnika u prošlosti i kako ćete ih koristiti da doprinesete ovoj tvrtki kada odgovarate na ovo pitanje. Vaš će odgovor pomoći ispitivaču u određivanju mnogih stvari. Uključite talente za koje smatrate da su najvažniji za poziciju, zašto su te vještine potrebne, kako ste učinkovito koristili te vještine u prošlosti i kako biste koristili iste vještine da doprinesete uspjehu svog tima.

Primjer

Administrativnog pomoćnika dužnost je presudna za osiguravanje ispravnog funkcioniranja ureda, na primjer. Administrativni pomoćnik mora imati izvrsne komunikacijske, organizacijske i organizacijske sposobnosti kako bi zajamčio učinkovito funkcioniranje ureda u svakom trenutku. Kao izvršni pomoćnik bio sam zadužen za organiziranje i praćenje rasporeda četiri rukovoditelja.

To sam postigao korištenjem prilagođene aplikacije za zakazivanje kako bih na odgovarajući način rezervirao termine i sastanke za svakog rukovoditelja, a zatim sam im tjedno dostavljao njihove kalendare e-poštom ili osobno tijekom našeg jutarnjeg sastanka. To je omogućilo cijelom uredu da se pridržava rasporeda. Mogu dovesti te slične talente u vašu tvrtku kako bih osigurao da sve ide kako treba.'

6. Opišite vrijeme kada ste morali koristiti diskreciju u svom radu kao administrativni pomoćnik i kako ste se nosili s tim.

Administrativni pomoćnici često imaju pristup osjetljivim informacijama o radnom mjestu i klijentima tvrtke. Ovo pitanje omogućuje poslodavcu da vidi možete li rješavati složena ili delikatna pitanja, a pritom zadržati diskreciju i tajnovitost. Kada odgovarate na ovo pitanje, koristite STAR metoda pronaći konkretne okolnosti u kojima su diskrecija i povjerljivost bili ključni za situaciju i opisati kako ste se nosili s tim.

Primjer

'U svojstvu pomoćnika za ljudske resurse pomagao sam direktoru HR-a i saznao za planirano smanjenje broja zaposlenih.' Imao sam puno prijatelja koji su radili za tvrtku, ali znao sam da održavanje strukture i mira u uredu zahtijeva razboritost. Iako nisam znao koga će pustiti, znao sam da će se to dogoditi i kada. Ovo je bio stresan trenutak za sve u našem odjelu. Držao sam svoju tajnost i informacije su podijeljene s ostatkom osoblja putem odgovarajućih kanala u pravo vrijeme.'

7. Što biste učinili da vam je dodijeljen zadatak, ali niste dobili sve potrebne upute?

Ovo pitanje omogućuje ispitivaču da sazna više o vašoj strategiji suočavanja s teškim okolnostima u kojima nema jasnih smjernica. Poslodavac će htjeti znati koje istraživačke vještine koristite kako biste shvatili kako nešto izvesti i slažete li se kada je potrebno tražiti pojašnjenje i pomoć. Odgovarajući na ovo pitanje, budite oprezni i navedite svoju sposobnost provođenja neovisnog istraživanja o temi i tražite pojašnjenje kada je to potrebno.

torta u šalici pionirka žena

Primjer

'Kad bih dobio zadatak i ne bih dobio jasne upute, prva stvar koju bih učinio je vidjeti mogu li pronaći informacije koje su mi potrebne provođenjem vlastitog istraživanja, kao što je provođenje Google pretraživanja.' Ako bih i dalje trebao više informacija nakon provedene istrage, kontaktirao bih osobu koja mi je dodijelila posao i zatražio pojašnjenje. Prije nego počnem raditi na zadatku, pobrinuo bih se da u potpunosti shvatim što treba učiniti i koji je rok zadatka.'

8. Imate li preferirani stil upravljanja?

Ovo pitanje pomaže ispitivaču u određivanju vaše razine neovisnosti na radnom mjestu i je li njihov stil upravljanja kompatibilan s vašim preferencijama na poslu. Administrativni pomoćnici moraju biti dovoljno samodostatni kako bi ured funkcionirao glatko uz minimalan nadzor, ali također je ključno da se njihove radne preferencije i stil upravljanja njihovog nadređenog slažu. Od ključne je važnosti biti iskren o svojim preferencijama dok odgovarate na ovo pitanje kako biste bili sigurni da je pozicija prikladna i za vas i za tvrtku.

Primjer

'Više volim nadređenog koji mi pruža znanje koje mi je potrebno da ispunim svoj posao, ima jasna očekivanja i vjeruje mi da ću izvršiti te zadatke bez mikroupravljanja mnome.' Ne treba mi netko tko bi me često provjeravao kako bih bio siguran da sam na pravom putu i produktivan jer sam organiziran i učinkovito raspolažem svojim vremenom. Također volim povremene povratne informacije koje mi govore kako mi ide i, ako je primjenjivo, daju ideje za razvoj.'

9. Što mislite koji je najizazovniji aspekt posla administrativnog pomoćnika?

Ovo je drugačiji pristup ispitivanja vaših mana. Način na koji odgovarate na ovo pitanje pokazuje anketaru možete li identificirati i utvrditi određena područja za razvoj. Kada odgovarate na ovo pitanje, koristite STAR metoda odabrati konkretnu okolnost koju ste teško svladali i opisati kako ste je prevladali.

Primjer

'U svom prethodnom radu shvatio sam da ako nemam jasan raspored za upravljanje svojim vremenom, ponekad se mučim odrediti prioritete zadataka.' Teško mi je ostaviti stvari sa strane ili me netko čeka da završim zadatak jer želim sve obaviti odmah. To sam prevladao tako što sam za sebe napravio dobro organiziran plan koji daje prioritet projektima posla prema njihovim rokovima. Otkrio sam da mi je korištenje elektroničkog kalendara za precizno organiziranje dana pomoglo da ostanem na pravom putu i završim svoj posao na vrijeme.'

10. Recite mi o trenutku kada ste morali upravljati velikom grupom ljudi. Jeste li uspjeli?

Ovo pitanje omogućuje anketaru da procijeni vašu sposobnost da odredite prioritete u radu, obavljate više zadataka istovremeno, poštujete rokove i učinkovito pomažete velikom timu. Ovo je pitanje prikladno za kandidate koji prije nisu radili kao administrativni pomoćnici jer vam omogućuje da razgovarate o svojoj sposobnosti da izvršite temeljne zadatke posla, a istovremeno pruža dokaz iz timskog projekta na kojem ste radili. Na ovo pitanje, kao i na druga, treba odgovoriti korištenjem STAR metoda , što zahtijeva da navedete posebno relevantan primjer iz svojih prethodnih iskustava.

Primjer

'Izniman sam u radu s velikim timovima i pomaganju im na način koji im pomaže da ostvare svoje ciljeve', na primjer. Bio sam dio navijačkog tima svoje srednje škole četiri godine, a tijekom juniorskih i seniorskih godina imenovan sam kapetanom tima. Bio sam zadužen za koreografiranje rutina, organiziranje treninga i događaja te osiguravanje da svi u timu prisustvuju treninzima i da se pripremaju za događaje kao kapetan tima. Naša se ekipa natjecala na državnom prvenstvu tijekom moje zadnje godine i završili smo drugi.'

Kako se pripremiti za intervju za administrativnog pomoćnika?

Evo kako se priprema:

• Istražite tvrtku unaprijed.
• Pregledajte opis posla.
• Vježbajte korištenje lažnog intervjua.
• Istaknite svoje kritične meke vještine i teške vještine.

Koje su vještine najvažnije za administrativnog asistenta?

Ovo su vrhunske vještine koje bi svi administrativni pomoćnici trebali imati. Voditelj zapošljavanja koristit će pitanja za razgovor kako bi utvrdio vašu sposobnost upravljanja višestrukim zadacima u uredskom okruženju. I dopustite da vaši odgovori odrede vašu prikladnost za ulogu administrativnog pomoćnika.

• Organizacijske vještine.
• Komunikacijske vještine.
• Računalne vještine.
• Vještine upravljanja projektima.
• Vještine upravljanja vremenom.
• Vještine unosa podataka.
• Posebne vještine poput kreativnog razmišljanja, rukovanja telefonima s više linija i druge vještine specifične za posao.

Kako odgovoriti na pitanje 'Zašto bismo vas zaposlili' na administrativno mjesto?

Menadžeri za zapošljavanje žele da kandidati za posao shvate što ih čini jedinstvenima. Iskoristite iskustva sa svog zadnjeg posla kako biste opisali što vas čini posebnima. Upravljanje višestrukim projektima, dovršavanje posebnih inicijativa ili rukovanje uredskom kulturom. Idite iznad početnih radnih obaveza.

Primjer najboljeg odgovora:

Visoko sam organiziran, želim učiniti da stvari idu učinkovitije i imam više od deset godina stručnosti u ovom području. Nastavljam raditi na ovom polju jer uživam u tome. Kao administrativni pomoćnik, smatram da je moj posao osiguravanje dobrog rada cijelog ureda i moja je odgovornost da to činim.

Kako bi administrativni pomoćnik trebao odgovoriti: 'Pričaj mi o sebi' na razgovoru za posao?

Trebali biste objasniti svoje obrazovne kvalifikacije, radno iskustvo i talente kao odgovor na 'pričaj mi o sebi'.

Na primjer, 'Ja sam diplomirani student poslovne administracije koji pet godina radim kao administrativni asistent.'